Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. 30-2003 ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET. Делопроизводство, технологический процесс

Автор статьи: неизвестный | Дата публикации: 17:25 15.06.2019 Effectivinfo.Ru




Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Вкусные рецепты: Цыплята "Монморанси" с вишневым соусом, кулич пасхальный(вариант), Ароматный салат с индейкой и печёным перцем.

Вкусные рецепты: Цыплята "Монморанси&quo...


Цыплята "Монморанси" с вишневым соусомкуски курицы вымыть и обсушить, натереть солью и перцем. оливковое масло разогреть на сковороде и обжарить куски курицы в течении 15 мин. духовку разогреть до 190...


Винни-Пух - даос или даун?

Винни-Пух - даос или даун?


Культовая книга — всегда лакомый кусочек для различного рода интерпретаторов и шутников. Интерпретации бывают интересными и не очень, шутки удачными и глупыми. Первой ласточкой того, что &...


Наставница молодых-1

Наставница молодых-1


     Май выдался в том году жарким, даже в сумерках на лесной поляне было тепло. Девятиклассники, он и она, целовались, но по их телам пробегал озноб.     ...


Формат DjVu - чем редактировать?

Формат DjVu - чем редактировать?


В прошлой статье мы рассматривали программы-вьюеры, с помощью которых можно просматривать файлы DjVu. Сейчас познакомимся с программами-редакторами, способными создавать полноценные электронные книги ...


Как защитить компьютер от атак хакеров

Как защитить компьютер от атак хакеров


Многие уже и не представляют свою жизнь без Интернета. Особенностью Интернета является то, что там нет ни милиции, ни каких либо других организованных и постоянно занимающихся борьбой с киберпреступни...


Как заработать на торговле опционами: 3 ценных совета для начинающих

Как заработать на торговле опционами: 3 ценны...


Один из самых распространенных методов заработка в Сети – торговля бинарными опционами. При успешной сделке прибыль может составить до 85 %, не приходится выплачивать комиссии, а также не нужно особое...


Читаемые

Как выбрать блок питания для светодиодной ленты?

Начнем с того, что светодиодная лента бывает с питанием 12, 24 и 220 Вольт. 95% светодиодной ленты,продаваемых в магазинах имеют напряжение питания 12 Вольт. Следовательно, первый параметр, по котором...

Сколько языков может выучить человек?

Мы удивляемся, когда слышим от знакомых: «Мой сын/дочь изучает английский, немецкий, французский и дополнительно занимается итальянским языком. » Сочувствуешь этому ребёнку и думаешь, как ...

Доктрина психоанализа

Одна из тенденций медицинской психологии, возникнувшая в начале века - психоанализ, сначала усилиями Фрейда, а затем и его последователей, постепенно превратилась в учение, претендующее на оригинально...

Могут ли слоны предсказывать цунами?

В первый день Рождества 2004 года группа туристов решила покататься на слонах. Несмотря на шаткость конструкции для езды, спина слона стала в тот день для катающихся самым безопасным местом. Туристы с...

Вкусные рецепты: Салат с кальмаром (постный), Слоё

Салат с кальмаром (постный)Всё очень просто!Кальмар порезать кубиками. Все овощи также нарезаются кубиками. Всё перемешать, заправить майонезом. Украсить по желанию. Приятного аппетита! Вам понадобитс...

Правильная постановка тела в пространстве

Я, Асташкевич Светлана Григорьевна, хочу вам представить новое осмысление постановки тела в пространстве. Изучая анатомию, надо не просто назвать кости и мышцы своими именами, но и понять их взаимовли...

Защита входа от грязи – защита всего помещения

Прежде чем принимать решение об установке на входе в собственное помещение грязезащитных покрытий, необходимо разобраться, в чем их смысл? А смысл прежде всего в том, что они служат для задержания фра...

Все про выбор правильной микроволновой печи

   Микроволновая печь сегодня имеется в каждом доме. Кто-то использует ее для разогрева еды и размораживания, кто-то — для частичного приготовления пищи или доготовки, а некоторые хозяйки и ...

Натяжные потолки российского производства. Функцио

Нюансы подновления интерьера сегодня куда более нежели актуальны для практических всех собственников жилья. Ну кому же не хочется содержать в личном владении реально стильный и модный интерьер? Да ещё...

Лечение подагры

Александр Македонский, кардинал Мазарини, Кромвель, Иван Грозный, Микеланджело, Иван Тургенев, Александр Пушкин, Христофор Колумб, Исаак Ньютон, Дарвин. . . Как думаете, что объединяет этих людей? Кро...

Развивая портал:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя полный каталог информативных и занимательных статей. Абсолютно каждый посетитель найдет для себя что-нибудь нужное. Современный дизайн дает возможность вам моментально находить актуальную информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь отыскать актуальную информацию стало совершенно просто.

Мы подобрали для вас информативные и интересные статьи. У нас сайте вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Простая система поиска позволяет вам в кратчайшие сроки отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Отныне, поиск требуемой информации будет занимать у вас секунды.