Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. 30-2003 ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET. Делопроизводство, технологический процесс

Автор статьи: неизвестный | Дата публикации: 17:25 15.06.2019 Effectivinfo.Ru




Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Породы собак.

Породы собак.


Йоркширский терьерYorkshire TerrierЙоркширский терьер произошел от клейдесдаль-терьеров и пейсли-терьеров, а также от уотерсайд-терьеров (береговых терьеров), которые в начале XIX века были привезены ...


Какими бывают зайцы? Лазающими!

Какими бывают зайцы? Лазающими!


Их совсем немного, этих четвероногих древолазов: по одним данным — порядка пяти тысяч, по другим — от пятисот до 900 особей. И водятся они лишь на двух японских островах Анами-Ош...


Самооценка

Самооценка


Самооценка – странная штука, от которой зависит, в каком мире мы живем: ярком и интересном или мрачном и агрессивном.              Тема с...


12 советов как быстро выделить Ваш блог из толпы

12 советов как быстро выделить Ваш блог из то...


Новый блог начинает каждый второй и его очень сложно выделить из толпы других блогов. Ниже я решил привести некоторые советы о том, каким образом поднять выделить блог над миллионами других. 1. Выбери...


Красные розы

Красные розы


Когда вам дарят шикарный букет роз, хочется сохранить красоту цветов как можно дольше. Продлить им жизнь довольно просто. Для этого достаточно использовать нехитрые приемы. Чтобы розы долго стояли в в...


Критический взгляд на паевой фонд

Критический взгляд на паевой фонд


Паевой инвестиционный фонд, он же ПИФ получил широкое рапространение на финансовом и инвестиционном рынке России. Управляющие Компании предлагают красочные буклеты, в которых описаны все преимущества ...


Может заинтересовать

Рецепт икры из баклажан

Существует огромное количество рецептов баклажанной икры, можно даже сказать, что в каждой семье её готовят со своими нюансами. Сегодня поделимся с вами рецептом икры из баклажан, приготовленной полно...

Подчинённый и начальник: кому легче?

Ты начальник — я дурак, я начальник — ты дурак. Традиционная трактовка канувших в лету времен. Сейчас все по-другому. Оба далеко не дураки. Да и дураками быть в современных усло...

Как выжить рядом с растеряхой и сохранить душевное

Среди наших знакомых и родственников всегда найдется человек, который постоянно что-то теряет. Эта рассеянность может показаться забавной только со стороны, но если этот человек постоянно рядом, то ва...

Как смотреть HD фильмы на компьютере

HD видео или видео высокой четкости (High Definition Video) относительно новое направление развития AV индустрии. HD видео имеет принципиальные отличия от традиционного DVD видео. Просмотр HD видео на...

Вкусные рецепты: Салат из кальмаров с черносливом,

Салат из кальмаров с черносливомКальмары очистить,отварить,нарезать мелкой соломкой. Сыр и яйца(один желток оставить) натереть на средней тёрке Чернослив мелко порезать,выдавить зубчик чеснока,добавит...

Насколько креативным должно быть резюме дизайнера?

Для дизайнера резюме - это возможность применить свой талант и креатив и выделиться среди миллионов резюме, попадающих на стол работодателя. Если вы работаете с графикой и визуальными эффектами, почем...

Что делать при затоплении квартиры

При затоплении квартиры обе стороны конфликта обычно очень эмоционально выясняют отношения и порой совершают действия, ухудшающие и без того досадное положение дел. Между тем, важно понимать, что в жи...

Как попасть на FLEX? Вкратце об испытаниях

Благодаря наличию программы обмена для старшеклассников FLEX, каждый год тысячи школьников по всей России имеют возможность поехать в Америку. Но лишь 350 счастливчиков достигают своей цели. Как амери...

Высшее образование. Путь к вершине для любого.

Для теперешнего человека не бывает вопроса о пользе или излишестве высшего образования. Все отлично в курсе, что в большинстве направлений деятельности это – наиболее существенная необходимость. Прито...

Как легенда о «растении-барашке» открыла миру цибо

Растения — одна из самых удивительных загадок природы. Разнообразием форм, размеров и свойств наши «зеленые соседи» могут удивить кого угодно, а порой люди сами наделяют растени...

О информационном портале:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя полный каталог информативных и занимательных статей. Абсолютно каждый посетитель найдет для себя что-нибудь нужное. Современный дизайн дает возможность вам моментально находить актуальную информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь отыскать актуальную информацию стало совершенно просто.

Мы подобрали для вас информативные и интересные статьи. У нас сайте вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Простая система поиска позволяет вам в кратчайшие сроки отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Отныне, поиск требуемой информации будет занимать у вас секунды.