Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. 30-2003 ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET. Делопроизводство, технологический процесс

Автор статьи: неизвестный | Дата публикации: 17:25 15.06.2019 Effectivinfo.Ru




Отзывы и комментарии
Ваше имя (псевдоним):
Проверка на спам:

Введите символы с картинки:



Как вырастить дыни на подмосковной даче?

Как вырастить дыни на подмосковной даче?


Конечно, огромные южные дыни у нас не вырастут, но в последнее время появились разнообразные районированные сорта. Поэтому получить небольшие, но ароматные и вкусные плоды для своей семьи вполне возмо...


Как производится диагностика и ремонт телевизоров

Как производится диагностика и ремонт телевиз...


Каждому из нас интересно, а как же происходит диагностика и ремонт телевизоров? Телемастера, склонившись над электронными схемами и литературой, производят загадочные измерения, меняют какие-то параме...


Зарождение статистики

Зарождение статистики


Термин “статистика” в его современном значении впервые употребил немецкий ученый Готфрид Ахенваль (1719—1772). В Германии в XVII в. было распространено словосочетание “disciplina statistica” — “статис...


«Колено эммануэль» или приключения молодой писательницы

«Колено эммануэль» или приключения молодой пи...


Имеет ли право драматург привносить свою личность в творчество? Мой ответ: «А что еще он может делать?»Теннеси УильямсУдивительно, но при всем многообразии всевозм...


Военные годы

Военные годы


Мало кто знает тот факт, что на оккупированных немцами территориях Европы и СССР, от немецких солдат родились по разным оценкам от 700 тыс. до 2 миллионов детей. В годы войны, меня забрали в армию, я...


Сказки помогают в формировании личности

Сказки помогают в формировании личности


Сказка несет в себе уйму положительных моментов, так важных  для развития ребенка. У сказки ребенок учится: что есть добро, а что зло, он учится сочувствовать слабым, помогать людям, оказавшимся ...


Может заинтересовать

Настоящий «живой огонь» без дымохода, дыма и золы!

Уникальные биокамины последнего поколения - настоящая революция в области отопления и декорирования - «живой огонь» без дымохода, дыма и золы!   Биокамины - это: · настоящий камин без дыма, пепла и ...

Где отдохнуть в высокий сезон?

Наступает самый «горячий» месяц лета. Почему-то у большинства россиян отпуск выпадает именно на август. А в это время на всех европейских курортах устанавливаются самые высокие цены на раз...

Вкусные рецепты: Зеленый борщ (вариант), Фруктово-

Зеленый борщ (вариант)В кастрюлю налить немного воды, положить целую луковицу (ее по окончании варки мы вынимаем)и порезанный кубиками картофель. Как закипит вода добавить натертую морковь. После того...

Насколько креативным должно быть резюме дизайнера?

Для дизайнера резюме - это возможность применить свой талант и креатив и выделиться среди миллионов резюме, попадающих на стол работодателя. Если вы работаете с графикой и визуальными эффектами, почем...

В чем преимущества искусственной елки?

Что для вас символ Нового Года? Возможно, это Дед Мороз со Снегурочкой, бокал шампанского или салат «Оливье». Но, на мой взгляд, настоящим символом этого замечательного праздника является ...

Чем привлекает туристов Голландия? «Злачные» места

То, что в других странах законом запрещено, в Голландии законом защищается. Это касается проституции, употребления легких наркотиков, однополых сексуальных отношений. Естественно, что туристы, посещаю...

Можно ли похудеть без физической нагрузки?

Пусть простят меня приверженцы тренажерных залов и апологеты гантелей. Похудеть без нагрузок можно, и я берусь это доказать. Не поймите меня неправильно: физкультура и спорт полезны для здоровья, помо...

Как передвигаться по Праге?

Была такая древняя детская угадайка, «Почему ходит слон?». На нее нужно было отвечать «По земле». Местные аборигены называют Прагу городом пешеходов, поэтому лучше всего передв...

Почему современные женщины уходят из семьи?

Не секрет, что количество браков и разводов соотносится в пропорции два к одному. Иными словами — половина всех свадеб оборачивается всего лишь приятным застольем. Среди инициаторов разводо...

Как выбирать книгу для ребенка-дошколенка?

Как только мой старший сын научился садиться, я отправилась к книжным лоткам — пришло время знакомить ребенка с литературой. Пускай даже детской и с картинками. Затею мой малыш воспринял с ...

О информационном портале:

Наш портал является ресурсом, который включает в себя полный каталог информативных и занимательных статей. Абсолютно каждый посетитель найдет для себя что-нибудь нужное. Современный дизайн дает возможность вам моментально находить актуальную информацию. Самые разнообразные тематические статьи дают возможность вам совершенствоваться в той или иной сфере. Быть более начитанным и грамотным. Современный дизайн сайта позволяет просматривать статьи на всех существующих планшетах. Теперь отыскать актуальную информацию стало совершенно просто.

Мы подобрали для вас информативные и интересные статьи. У нас сайте вы найдете ответы на интересующие вас вопросы. Простая система поиска позволяет вам в кратчайшие сроки отыскать нужную информацию. Адаптированный дизайн позволяет вам просматривать информацию на любых гаджетах. Отныне, поиск требуемой информации будет занимать у вас секунды.