Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET. Делопроизводство, технологический процесс
17:25 15.06.2019

---

Ваше имя (псевдоним):

Проверка на спам:

Введите символы с картинки:

---

Вкусные рецепты: Салат под шампанское с виноградом и...

Салат под шампанское с виноградом и сыром.Виноград вымыть и разрезать на 2 части каждую ягодку. Удалить косточки и сбрызнуть соком лайма. Гамбазолу нарезать средним кубиком, а пекорино разломать рукам...

Брак или семейная жизнь?

Хотите узнать, какой будет совместная жизнь с любимым человеком? Решились на пробный брак? Вот и отлично, только для начала уясните для себя, что это такое. Секс - совсем не причина для пробного брака...

Матование и травление стекла

Матование и травление стекла в основном применяют для уменьшения его прозрачности, а также для получения декоративного рисунка. Матование стекла производят различными способами. 1. Стекло окрашивают ...

Как увеличить время работы iPhone

По статистике самый популярный телефон во всем Мире - iPhone. Многие, у кого такого телефона еще нет, мечтают о нем и никого не пугает его высокая цена. Ведь это статус и стиль который и отличает его ...

Уроки секса. Часть 2

Сексуальное ограничение идет рука об руку с определенной трусливостью и осторожностью, а бесстрашие и отвага — со свободным удовлетворением сексуальной потребности. (Зигмунд Фрейд)Прийдя в себя я поч...

Как не допустить отечности?

Как часто мы с огорчением вздыхаем, когда не можем застегнуть на себе любимые джинсы или влезть в, казалось бы, разношенные за несколько сезонов сапоги. Чаще всего такая неприятность случается бл...