Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET. Делопроизводство, технологический процесс
17:25 15.06.2019

---

Ваше имя (псевдоним):

Проверка на спам:

Введите символы с картинки:

---

Экология и мы. Как жить в гармонии с природой?

Большинство из нас уже давно стало городскими жителями и воспринимает природу как место для отдыха. А ведь мы не просто часть природы, она все больше зависит от нас и страдает от нашей неумной, а то и...

Иоанн Грозный или Иван Великий? Обиды юного самодерж...

В 1538 году правительница государства Елена Васильевна умирает. Смерть ее не была внезапной, она перед этим долго хворала, много десятилетий спустя появится гипотеза о том, что правительница была отр...

Чарские пески — пустыня среди ледников в Забай...

Необыкновенное место, расположенное в Забайкалье, напоминает настоящую пустыню. Это Чарские пески – место, подобное которому больше не найти. Это настоящая пустыня, в которой с раскаленным песко...

Демонтаж накопительного водонагревателя

Предположим, что у вас возникла причина или желание самостоятельно снять водонагреватель. Спешу поздравить вас, - это возможно. Даже если устанавливали его не вы, а специально обученные люди, то демон...

Как Евгений Шварц стал сказочником? Ко дню рождения ...

И. Игин: «Они были друзьями. Часто встречались. Любили говорить друг с другом. Один — автор солидных толстых романов. Другой — сказочник. Юрий Герман. Евгений Шварц. Однажд...

Отделка коттеджей по Фэн-Шуй: Цветовая гамма

Отделка коттеджей по Фэн-Шуй - это комплекс дизайнерских решений, который предусматривает выбор цветовой гаммы для создания гармоничной обстановки, при этом необходимо учесть такие факторы как: ...