Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. 30-2003 ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET. Делопроизводство, технологический процесс

Автор статьи: неизвестный | Дата публикации: 17:25 15.06.2019 Effectivinfo.Ru

---

Ваше имя (псевдоним):

Проверка на спам:

Введите символы с картинки:

---

Вкусные рецепты: Фаршированные кальмары, торт с сайр...

Фаршированные кальмарыСухие грибы залить горячей водой и дать настоятся 2 часа..... В кипящие1,5 литра воды добавить соль+чёрный перец+сок свеж.выжатого лимона, положить разделаные тушки кальмаров,как...

«Love Me Tender». Как песня про Ауру Ли стала хитом ...

Не секрет, что король рок-н-ролла — Элвис Пресли — не написал ни одной своей песни. «Я не пишу для себя песен — я выбираю свои песни», — говорил...

С чего начинается Родина?

Родина. Что она есть для нас? Для каждого в отдельности. Дом, родители, страна? Размышляя над этим, невольно листаю дни этого и прошлого столетия. Над этим вопросом в последнее время я все чаще и чаще...

Почему выбирают сервис сменных ковров?

Прошло совсем немного времени, и грязезащитные системы стали необходимым атрибутом современной жизни, причём в большинстве случаев без них вообще не обойтись. Дело в том, что подавляющее большинство п...

Школьный сайт и проблемы индексации

Проблема с индексацией страниц вроде бы нормально решается владельцами сайтов, однако бывают случаи, когда страницы индексируются яндексом, но не все. Живой пример, это школьный сайт, на котором Яндек...

В чем преимущества искусственной елки?

Что для вас символ Нового Года? Возможно, это Дед Мороз со Снегурочкой, бокал шампанского или салат «Оливье». Но, на мой взгляд, настоящим символом этого замечательного праздника является ...