Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET. Делопроизводство, технологический процесс
17:25 15.06.2019

---

Ваше имя (псевдоним):

Проверка на спам:

Введите символы с картинки:

---

Антикризисный дизайн

В тяжелый период столичные компании столкнулись с необходимостью экономить. Сегодня они стали более предусмотрительно относиться к расходам, особенно к арендным платежам. Среди основных антикризисных ...

Иван Грозный. Зачем была учреждена опричнина?

В предыдущей части речь шла о юности царя Ивана Грозного. Часто имя Ивана Грозного неразрывно связывается с опричниной, к ней и обратимся. Как известно, началу главнейшего из мероприятий его царствов...

Выбираем аквариум для квартиры: несколько рекомендац...

Сделать обыкновенную комнату оригинальной вполне возможно при помощи аквариума в интерьере. Такая вещь будет актуальна везде: она идеально впишется в любое помещение, будь то детская или ванная комнат...

Захватывающая игра

По данным опытных в сексуальных делах людей, прекрасно зафиксированная женщина не нуждается в  любовной прелюдии. Какой метод игры использовать?Может быть, связать партнера или завязать ему глаза...

Как защитить компьютер от атак хакеров

Многие уже и не представляют свою жизнь без Интернета. Особенностью Интернета является то, что там нет ни милиции, ни каких либо других организованных и постоянно занимающихся борьбой с киберпреступни...

Что такое Сад для фей?

Коттеджи Англии всегда славились своими хоть и небольшими, но роскошно цветущими садами. Но мало кто знает, что почти в каждом таком саду был отведен уголок и для фей. Хозяйка дома оставляла специальн...