Автоматизация создания документов

В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
- Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
- Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
- Организация хранения документов.

Составление и оформление документов должно производиться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и документационного обеспечения управления предусмотрены унифицированные формы для ряда документов. Помимо этого, документы, предназначенные для использования внутри предприятия, должны отвечать принятым корпоративным стандартам. Все документы принято классифицировать как организационно-распорядительные или учетные документы. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, распоряжения. ГОСТ Р 6. ("Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации") определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Учетные документы - это счета, накладные, кассовые, платежные документы, без заполнения предусмотренных законом реквизитов они не могут являться основанием для совершения операций.

Составление асоблютно любых документов можно автоматизировать, будь то документы на строительные проекты или используемые в общепите, в которых дополнительно описывается ещё и технологический процесс - всё это очень удобно и оперативно можно создать, используя специальные программы, предназначенные для автоматизации составления документов.

Если функции документирования выполняются автоматизированной системой, то процесс создания и регистрации документов существенно упрощается, поскольку исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа, при создании нового документа система автоматически присваивает ему необходимые реквизиты или заполняет реквизиты нового документа информацией, скопированной из документа-основания, каждый документ регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данны. Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса.

Автоматизация делопроизводства переводит на новый качественный уровень решение задачи организации работы с документами:
Еще на стадии внедрения автоматизированной системы производится анализ и оптимизация документооборота. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определяются лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает последовательную работу над электронным документом нескольких пользователей.
Текущее состояние каждого документа можно контролировать.
Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др.
Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET/INTRANET. Делопроизводство, технологический процесс
17:25 15.06.2019

---

Ваше имя (псевдоним):

Проверка на спам:

Введите символы с картинки:

---

15 октября – Всемирный день сельских женщин. Есть же...

С давнего времени домашнее хозяйство держала в руках женщина — мать и жена. Она ведала ключами от всего дома, вела учет сену, соломе и муке. Весь скот и вся живность находились под ее присм...

Какую одежду выбрать крохе для прогулки?

При выборе детской одежды родители предъявляют достаточно простые требования: чтобы было тепло, удобно, практично и смотрелось на крохе неплохо. При наших погодных условиях, когда-то слякоть, то мороз...

Обидно умирать в III-м тысячелетии

Человеку обидно умирать в III-м тысячелетии. Обидно умирать не только потому, что жизнь человека стала более разнообразна и привлекательна, а и потому, что интенсивное развитие научно-технического про...

Эпиляция ног - как это сделать правильно? Женщинам н...

Стремление женщин быть всегда красивыми и ухоженными порождает большое количество усилий с их стороны. Еще в каменном веке для красоты ног женщины прибегали к помощи острых камней и морских раковин, ч...

Натяжные потолки российского производства. Функциона...

Нюансы подновления интерьера сегодня куда более нежели актуальны для практических всех собственников жилья. Ну кому же не хочется содержать в личном владении реально стильный и модный интерьер? Да ещё...

Вкусные рецепты: Шоколадно-ореховый пирог из серии &...

Шоколадно-ореховый пирог из серии "Племянники на пороге" :))Вариант1. Смешать воду, сахар и масло, поставить на огонь и помешивая довести до растворения сахара. 2. Добавить одну плитку шоколада, дать ...